Pengertian Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang memiliki nilai guna yang tetap, tidak digunakan secara aktif dalam kegiatan administrasi sehari-hari, namun memiliki nilai historis, kultural, hukum, dan evidensial yang penting bagi kepentingan bangsa dan negara. Arsip ini telah melewati fase arsip dinamis, yaitu masa aktif dan inaktif, dan kemudian diserahkan ke lembaga kearsipan untuk pengelolaan jangka panjang.
Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan “permanen”.
Ciri-ciri Arsip Statis
Beberapa ciri khas dari arsip statis antara lain:
- Tidak digunakan lagi dalam proses administrasi harian.
- Memiliki nilai historis, yuridis, informatif, atau kultural.
- Disimpan dan dikelola oleh lembaga kearsipan nasional atau daerah.
- Dijaga untuk kepentingan penelitian, pendidikan, dan dokumentasi sejarah.
Contoh Arsip Statis
- Naskah Proklamasi Kemerdekaan Indonesia.
- Risalah Sidang BPUPKI dan PPKI.
- Surat keputusan presiden yang sudah tidak berlaku, namun bersejarah.
- Peta kuno, dokumen kolonial, atau arsip perusahaan negara yang sudah tidak beroperasi.
- Arsip foto-foto peristiwa penting dan bersejarah
Contoh foto-foto peristiwa penting dan bersejarah di Klungkung
Pentingnya Pengelolaan Arsip Statis
Pengelolaan arsip statis sangat penting karena:
- Menjaga Memori Kolektif
Arsip statis merekam sejarah bangsa dan menjadi rujukan dalam memahami perkembangan sosial, politik, dan budaya. - Mendukung Penelitian dan Pendidikan
Arsip ini menjadi sumber primer bagi akademisi, sejarawan, dan mahasiswa dalam meneliti masa lalu. - Transparansi dan Akuntabilitas
Dokumen bersejarah dapat digunakan untuk menelusuri keputusan penting di masa lampau dan sebagai bukti dalam penyelesaian kasus hukum atau sengketa. - Identitas Nasional
Arsip statis merupakan bagian dari identitas nasional yang memperkuat jati diri bangsa.
Lembaga yang Mengelola Arsip Statis
Di Indonesia, pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab beberapa lembaga, antara lain:
- Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
Sebagai lembaga utama dalam pengelolaan arsip statis tingkat nasional. - Lembaga Kearsipan Daerah (LKD)
Mengelola arsip statis yang bersumber dari pemerintah daerah. - Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi dan Swasta
Menyimpan arsip statis milik institusinya masing-masing.
Kesimpulan
Arsip statis adalah warisan dokumenter yang tak ternilai harganya. Pengelolaan yang baik dan profesional terhadap arsip ini tidak hanya menjaga sejarah bangsa tetap hidup, tetapi juga memastikan generasi masa depan memiliki akses terhadap informasi yang otentik dan terpercaya. Oleh karena itu, kesadaran akan pentingnya arsip statis harus terus ditumbuhkan di semua lapisan masyarakat.